Vendre à distance ne change pas la nature du dossier de vente, mais y ajoute des pièces propres au vendeur non-résident. Le premier bloc concerne le bien lui-même. En Wallonie, le certificat PEB est obligatoire à la vente et reste à charge du vendeur ; l’attestation de conformité électrique est requise pour toute unité d’habitation équipée d’une installation. Si elle n’est pas conforme, l’acheteur dispose d’un délai de 18 mois pour la mise en conformité, mention portée à l’acte. S’y ajoutent les renseignements urbanistiques, l’extrait cadastral, le cas échéant le contrôle de la citerne à mazout, le dossier d’intervention ultérieure en cas de travaux, et un éventuel extrait de la banque de données de l’état des sols en Wallonie.
Le deuxième bloc concerne le vendeur établi à l’étranger. Il faut une pièce d’identité valide et des documents d’état civil (parfois un acte de mariage ou un contrat de mariage selon le régime). Un certificat de coutume, délivré par les autorités du pays de résidence, peut être demandé pour attester de la capacité juridique du vendeur selon son droit national. La pièce maîtresse reste la procuration authentique : ce mandat notarié permet à un représentant de signer l’acte en Belgique sans que le vendeur se déplace.
Le point pratique souvent sous-estimé : les délais de légalisation et de traduction. Une procuration ou un certificat établi à l’étranger doit parfois être légalisé (ou revêtu d’une apostille) et traduit par un traducteur juré, ce qui peut prendre plusieurs semaines. Anticiper ces formalités évite de retarder la signature. Un compte bancaire belge n’est pas strictement obligatoire pour vendre, mais il est souvent demandé en pratique pour recevoir le prix. Easyhome centralise la collecte de ces documents et se coordonne avec le notaire pour que le dossier soit complet le jour de l’acte.